Hal sederhana ini mencerminkan kesopanan serta memberikan sentuhan personal yang membuat balasan lebih berkesan. Kesalahan dalam memulai pesan bisa mengurangi kesan profesional, sehingga bagian pembuka ini harus ditulis dengan penuh perhatian.
Ucapan Terima Kasih sebagai Bentuk Apresiasi
Setelah salam pembuka, tahap berikutnya adalah menyampaikan rasa terima kasih atas undangan wawancara yang diberikan. Ucapan ini bukan hanya bentuk sopan santun, melainkan juga penegasan bahwa kandidat menghargai kesempatan yang diberikan perusahaan.
Ucapan terima kasih sebaiknya ditulis dengan tulus dan singkat. Contohnya, “Terima kasih atas kesempatan wawancara yang diberikan. Saya merasa sangat antusias untuk mengikuti proses seleksi ini.” Ungkapan tersebut memperlihatkan motivasi sekaligus kesiapan untuk melangkah ke tahap berikutnya.
Konfirmasi Jadwal dan Tempat Wawancara
Salah satu inti dari balasan interview adalah konfirmasi jadwal. Kandidat perlu menuliskan ulang hari, tanggal, jam, serta tempat wawancara agar tidak terjadi kesalahpahaman. Dengan begitu, pihak rekruter juga bisa segera mengoreksi jika terdapat perbedaan informasi.
Sebagai contoh, balasan bisa mencantumkan, “Saya mengonfirmasi kehadiran pada wawancara yang dijadwalkan hari Senin, 5 Agustus 2025, pukul 10.00 WIB, di kantor PT Sehat Sentosa Bahagia.” Bentuk penegasan ini menandakan bahwa kandidat benar-benar mencatat dan memperhatikan detail undangan.
Apabila jadwal bentrok dengan agenda pribadi, sebaiknya sampaikan dengan sopan dan tawarkan alternatif waktu. Hal ini menunjukkan fleksibilitas tanpa mengurangi rasa hormat terhadap perusahaan.
Salam Penutup yang Profesional
Setelah menyampaikan konfirmasi, penting untuk menutup balasan dengan kalimat yang rapi dan sopan. Kandidat bisa menambahkan pertanyaan mengenai dokumen yang perlu disiapkan atau hal teknis lainnya. Misalnya, “Mohon informasikan apabila ada dokumen tambahan yang perlu saya bawa.”
Kalimat penutup sebaiknya menggunakan ungkapan formal, seperti “Hormat saya,” diikuti dengan nama lengkap dan alamat email atau nomor kontak. Detail ini memberi kemudahan bagi rekruter jika ingin menghubungi kembali.
Pentingnya Balasan Interview dalam Proses Rekrutmen
Tidak sedikit pencari kerja yang menyepelekan balasan undangan wawancara. Padahal, tahap ini merupakan bagian dari proses penilaian. Perusahaan tidak hanya menilai kemampuan teknis, tetapi juga memperhatikan bagaimana kandidat berkomunikasi dan menjaga etika.
Balasan interview yang tepat bisa memberikan nilai tambah. Pihak rekruter dapat melihat bahwa kandidat serius, profesional, dan memiliki etika komunikasi yang baik. Sebaliknya, balasan yang asal-asalan bisa menurunkan kredibilitas, meski kandidat memiliki pengalaman kerja yang cukup baik.
Contoh Balasan Interview Sesuai Media
Setiap media komunikasi memiliki format berbeda. Melalui email, pesan sebaiknya ditulis lebih formal dengan struktur paragraf yang jelas. Sedangkan lewat WhatsApp, bahasa bisa sedikit lebih santai tetapi tetap menjaga sopan santun.
Misalnya, untuk email resmi, kandidat dapat menuliskan:
“Yth. Bapak/Ibu [Nama Rekruter],
Terima kasih atas undangan wawancara. Dengan ini saya mengonfirmasi kehadiran pada hari Rabu, 7 Agustus 2025, pukul 10.00 WIB, bertempat di kantor PT Abadi Selamanya. Saya sangat menghargai kesempatan ini.”
Sementara untuk WhatsApp, balasan bisa lebih ringkas:
“Selamat pagi Bapak/Ibu, terima kasih atas undangan wawancara. Saya mengonfirmasi kehadiran pada 20 Januari 2024, pukul 08.00 secara online. Mohon informasi jika ada dokumen tambahan yang perlu disiapkan.”
Perbedaan Balasan Formal dan Sederhana
Kandidat juga dapat menyesuaikan gaya balasan dengan budaya perusahaan. Untuk perusahaan besar yang menekankan formalitas, balasan dengan format resmi tentu lebih tepat. Namun, untuk perusahaan startup yang fleksibel, balasan sederhana tetapi tetap sopan bisa diterima.
Contoh balasan formal biasanya mencantumkan detail posisi, jadwal, serta salam penutup lengkap. Sementara balasan sederhana bisa berbunyi:
“Halo Pak/Bu, terima kasih atas undangannya. Saya siap hadir pada 14 Agustus 2024, pukul 11.00 di Menara Tinggi.”
Keduanya sah, selama tetap memperlihatkan sikap profesional dan keseriusan mengikuti wawancara.
Cara Menjawab Panggilan Interview dalam Bahasa Inggris
Tidak jarang perusahaan multinasional mengirim undangan wawancara dalam bahasa Inggris. Dalam situasi ini, balasan juga harus diberikan dengan bahasa yang sesuai. Misalnya:
“Dear Ms. L,
Thank you very much for inviting me to the interview for the Project Manager position at Company ABC. I confirm my attendance on January 21 at 9.00 am. Please let me know if I should prepare additional documents.”
Balasan ini memperlihatkan kecakapan bahasa sekaligus kesopanan, yang tentu akan menjadi nilai tambah di mata rekruter internasional.
Kesalahan Umum Saat Menjawab Panggilan Interview
Meski terdengar sederhana, masih banyak pencari kerja yang melakukan kesalahan ketika membalas undangan wawancara. Beberapa kesalahan yang sering terjadi antara lain:
-
Membalas terlalu singkat tanpa salam pembuka.
-
Tidak menyebutkan kembali jadwal dan tempat wawancara.
-
Menggunakan bahasa yang terlalu santai atau tidak baku.
-
Menunda balasan hingga mendekati waktu wawancara.
-
Tidak menyertakan nama lengkap atau kontak yang jelas.
Menghindari kesalahan tersebut akan membuat balasan lebih rapi, jelas, dan profesional.
Profesionalisme Dimulai dari Balasan Singkat
Cara menjawab panggilan interview sering dianggap hal kecil, padahal memiliki peran besar dalam memberikan kesan pertama. Balasan yang sopan, jelas, dan profesional bisa menjadi pembeda antara kandidat yang serius dengan yang asal-asalan.
Pencari kerja sebaiknya menjadikan balasan interview sebagai latihan komunikasi formal yang akan berguna sepanjang karier. Dengan etika yang tepat, peluang untuk melangkah ke tahap berikutnya dalam proses rekrutmen akan semakin besar.
Apapun medianya, email, WhatsApp, atau surat resmi, prinsip utamanya tetap sama: tunjukkan sikap profesional, hargai kesempatan, dan pastikan detail wawancara tercatat dengan benar.
(seo)
