1. Pisahkan dan kelompokkan dokumen
Dokumen penting sebaiknya tidak disimpan bercampur dengan dokumen sehari-hari.
Pisahkan berdasarkan jenis atau pemiliknya, misalnya dokumen pendidikan, dokumen kependudukan, dokumen properti, dokumen keuangan, dan dokumen keluarga.
ANRI juga menyarankan membuat daftar arsip sehingga pemilik dapat mengetahui dokumen apa saja yang disimpan dan memudahkan pencarian ketika dibutuhkan.
2. Gunakan tempat penyimpanan yang sesuai
Dokumen kertas sebaiknya disimpan menggunakan document keeper atau wadah penyimpanan yang dapat melindunginya dari debu dan kerusakan.
ANRI menyarankan agar satu arsip ditempatkan pada satu plastik document keeper. Hal ini untuk mengurangi risiko dokumen saling menempel, terutama ketika berada dalam kondisi suhu dan kelembapan tinggi.
Tempat penyimpanan juga sebaiknya jauh dari debu, serangga, cahaya matahari langsung, serta kondisi lingkungan yang terlalu lembap.
Hal ini penting karena Indonesia memiliki iklim tropis dengan suhu dan kelembapan yang dapat mempercepat kerusakan arsip kertas.
3. Jangan asal melaminasi dokumen
Melaminasi dokumen memang terlihat seperti cara sederhana untuk membuat kertas lebih awet. Namun, untuk arsip yang memiliki nilai penting, perlindungan dokumen sebaiknya dilakukan dengan metode yang tepat.
ANRI melalui layanan restorasi arsip keluarga mengenalkan metode enkapsulasi. Dalam metode ini, dokumen ditempatkan di antara bahan pelindung transparan tanpa ditempelkan langsung pada permukaan arsip.
Metode tersebut berbeda dengan laminasi karena tidak menggunakan bahan perekat yang menempel permanen pada dokumen.
4. Buat salinan digital
Selain menyimpan dokumen asli, masyarakat disarankan membuat salinan digital.
Dokumen seperti ijazah, sertifikat, akta, atau surat penting dapat dipindai menggunakan scanner maupun aplikasi pemindai pada ponsel.
ANRI menyebut digitalisasi dapat membantu masyarakat menggunakan arsip tanpa harus terlalu sering mengeluarkan dokumen asli. Arsip digital juga dapat menjadi salinan cadangan ketika dokumen fisik mengalami kerusakan atau hilang.
5. Beri nama file yang jelas
Setelah dokumen dipindai, jangan membiarkan file hanya tersimpan dengan nama seperti "scan001.pdf" atau "IMG_1234.jpg".
Gunakan nama file yang menjelaskan isi dokumen. Misalnya:
"Ijazah_SMA_Nama_2009.pdf"
"Ijazah_Universitas_Nama_2014.pdf"
"Sertifikat_Tanah_Nama_2020.pdf"
Cara sederhana ini membuat dokumen lebih mudah ditemukan ketika jumlah arsip digital sudah semakin banyak.
6. Jangan hanya menyimpan di satu perangkat
Salinan digital juga sebaiknya tidak hanya disimpan di telepon genggam.
Dokumen dapat dibuat dalam beberapa salinan, misalnya disimpan di komputer atau laptop, hard disk eksternal, dan layanan penyimpanan awan atau cloud.
Dengan begitu, apabila salah satu perangkat rusak, hilang, atau tidak dapat diakses, masih tersedia salinan lainnya.
7. Periksa arsip secara berkala
Dokumen yang sudah disimpan bukan berarti dapat dilupakan begitu saja.
ANRI menyarankan pemeriksaan arsip secara berkala, termasuk sekitar tiga bulan sekali. Pemeriksaan dapat dilakukan untuk memastikan dokumen masih dalam kondisi baik, tempat penyimpanannya aman, dan seluruh dokumen yang tercatat masih tersedia.
Untuk arsip digital, pemeriksaan juga dapat dilakukan dengan memastikan file masih dapat dibuka dan salinan cadangan masih tersedia.
8. Simpan dokumen asli, meski sudah memiliki versi digital
Digitalisasi bukan berarti dokumen fisik tidak lagi diperlukan.
Untuk dokumen yang memiliki nilai hukum atau administratif, seperti ijazah, akta, sertifikat, dan dokumen kepemilikan, dokumen asli tetap perlu dijaga.
Salinan digital berfungsi sebagai cadangan dan memudahkan akses, sementara dokumen fisik tetap menjadi arsip utama yang harus dirawat.
Kasus yang berkaitan dengan riwayat pendidikan Gibran menunjukkan bahwa keberadaan dan keterlacakan dokumen dapat menjadi hal penting ketika suatu informasi harus diverifikasi. Karena itu, bagi masyarakat, kebiasaan menyimpan dokumen secara sistematis sejak awal dapat membantu ketika dokumen tersebut suatu hari diperlukan sebagai bukti administrasi maupun untuk kepentingan hukum.
(dec/spt)
